Obligations des entreprises en matière des ressources humaines
Il est parfois difficile de répondre à cette question. Il y a toujours la notion de l’importance que l’entreprise donne aux ressources humaines, sa culture et ses valeurs, mais il y a certes des obligations légales à respecter selon le nombre d’employés et la masse salariale de l’entreprise. Voici un guide afin d’informer les entrepreneur(e)s des obligations légales et de recommander une structure RH selon la taille de l’organisation. À la fin de ce document, il y aura un outil visuel en guise de résumé.
Sachez que Service Québec offre aux entreprises une aide financière pour les interventions en gestion des ressources humaines. Un conseiller aux entreprises pourra analyser votre dossier et précisera le montant d’aide financière et les dépenses pouvant être admissibles.
Entre 2 de 10 employés
Certains éléments de base doivent être instaurés dès les premières étapes de la création d’une entreprise, afin d’assurer une cohésion optimale et de protéger l’entreprise contre d’éventuels recours ou amendes. Trop souvent, les entrepreneur(e)s attendent qu’une situation grave survienne pour prendre conscience de l’importance de ces démarches. Il est malheureusement fréquent de constater les coûts élevés engendrés par une gestion inadéquate des ressources humaines. Ces coûts auraient pu être évités si l’entreprise avait posé dès le départ des bases solides en gestion des ressources humaines et mis en place des outils essentiels.
Toute entreprise devrait, au minimum, disposer d’un manuel de l’employé expliquant clairement les règles de fonctionnement internes et les conditions d’emploi. Chaque salarié(e) doit également signer son contrat de travail et les politiques internes de l’entreprise.
En établissant un contrat de travail, un manuel des employés et des politiques internes, l’entreprise favorise la création d’un environnement de travail harmonieux, équitable et productif, tout en veillant à ce que les attentes et les conséquences d’un non-respect des règles soient clairement communiquées à votre équipe.
Politique Harcèlement psychologique – OBLIGATION LÉGALE
Peu importe la taille de l’organisation, l’employeur a l’obligation depuis 2024 de mettre en place une politique sur le harcèlement psychologique au travail. Il doit la rendre facilement accessible pour qu’elle soit connue du personnel. L’employeur a l’obligation aussi de former, de prendre les moyens appropriés pour prévenir le harcèlement dans son milieu de travail, d’avoir un processus d’enquête confidentiel ainsi qu’ un mécanisme de traitement des signalements et des plaintes pour mettre fin aux situations problématiques qui sont portées à son attention. Donc, il est primordial de régler rapidement les situations en entreprise et ne pas penser que ces situations se règleront d’elles-mêmes.
Suivant l’entrée en vigueur de la Loi modernisant le régime de santé et sécurité du travail le 6 octobre 2021, les employeurs doivent également prendre les mesures nécessaires afin d’assurer la protection d’un employé exposé à une situation de violence conjugale ou familiale. Il est donc important d’inclure cette notion à la politique visant à contrer le harcèlement psychologique au travail.
Entre 10 employés et 25 employés
Pour une entreprise comptant entre 10 et 25 employés, il est recommandé d’envisager de dédier une ressource, interne ou externe, pour la gestion des ressources humaines. Il est essentiel de fournir à cette personne les outils nécessaires ainsi qu’une formation et un encadrement de base en ressources humaines, idéalement dispensés par un consultant ou une consultante senior.
En mettant en place des processus clairs et en désignant des responsables pour chaque aspect de la fonction RH, l’entreprise structure la gestion du personnel tout en garantissant l’efficacité, la conformité légale et le développement des talents. Ces processus permettent d’harmoniser le recrutement, l’accueil et l’intégration, l’évaluation, la rémunération ainsi que la gestion des fins de contrat, tout en favorisant une communication interne fluide et le bien-être des employés.
En optimisant également la gestion de la rémunération, des formations et de la gestion de carrière, l’entreprise renforce, motive et favorise l’engagement et la fidélisation des collaborateurs(trices).
De plus, d’autres obligations légales s’ajoutent à celle mentionnée dans la catégorie précédente lorsque l’entreprise atteint une moyenne de 10 employés.
Équité salariale OBLIGATIONS LÉGALES
À partir du moment où l’entreprise atteint la moyenne annuelle de 10 employés, l’employeur a 4 ans pour compléter l’exercice initial d’équité salariale, puis l’exercice du maintien de l’équité salariale et son affichage doivent être faits tous les 5 ans à la même date.
Si une entreprise ne respecte pas ses obligations d’équité salariale, son nom pourrait être publié sur le site Web de la CNESST et elle s’expose à des poursuites pénales et à une amende de 1 000 $ à 45 000 $.
De 25 employés à 50 employés
À partir de 25 employés, la gestion des ressources humaines devient plus complexe et nécessite de consacrer un certain nombre d’heures à cette fonction. Il est alors essentiel de structurer les processus ainsi que les outils RH.
L’entreprise peut envisager un diagnostic pour identifier les priorités et déterminer la meilleure approche : former une ressource interne dédiée ou externaliser la fonction. Quel que soit le choix stratégique, il est crucial d’assurer un accompagnement et une formation adaptés à la personne en charge, afin de garantir une application efficace des outils et processus RH.
D’autres obligations légales s’ajoutent à celles mentionnées dans les catégories précédentes lorsque l’entreprise atteint 25 employés.
Charte de la langue française – OBLIGATIONS LÉGALES
Des changements ont été apportés à la Charte de la langue française le 1er juin 2022. Auparavant, la charte touchait uniquement les entreprises de 50 employés et plus. Maintenant, l’employeur qui atteint entre 25 à 49 employés devra entreprendre, d’ici le 1er juin 2025, une démarche de francisation auprès de l’Office québécois de la langue française afin de généraliser l’utilisation du français dans ses activités.
50 employés à 90 employés
Lorsque l’entreprise atteint 50 employés ou plus, la gestion des ressources humaines devient encore plus complexe et nécessite un investissement accru en temps et en expertise. Il devient alors essentiel de réaliser un diagnostic, d’identifier les priorités et d’évaluer les options : former une ressource interne dédiée ou structurer un véritable service RH en recrutant un(e) professionnel(le).
Quelle que soit la stratégie adoptée, il est primordial d’accompagner et de former la personne en charge afin de garantir la mise en place efficace de la fonction RH.
Plus de 90 employés
Lorsque l’entreprise atteint 90 employés ou plus, la mise en place d’un service RH devient essentielle. La gestion des ressources humaines représente alors un rôle à plein temps au sein de l’organisation.
Le budget alloué à l’embauche d’une ressource RH peut nécessiter un diagnostic afin de définir précisément le rôle, l’expérience requise et les priorités de cette fonction. Une alternative consiste à recruter une ressource interne moins expérimentée tout en lui offrant le soutien d’un expert externe dédié.
Cette approche permet de garantir une expertise qualifiée, une formation adaptée et une continuité des opérations.
AUTRES OBLIGATIONS SELON LES REVENUS DE L’ENTREPRISE
La Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre est aussi appelée loi sur les compétences et loi du 1 %. Cette loi impose employeurs dont la masse salariale est supérieure à 2 millions de dollars d’investir l’équivalent d’au moins 1 % de cette masse salariale dans la formation et le développement des compétences de leur personnel.
L’entreprise doit comptabiliser ses dépenses de formation pour pouvoir les déclarer. Elle doit donc garder toutes les pièces justificatives liées aux activités de formation.
Voici un résumé de l’évolution suggérée de la fonction RH selon la taille de l’entreprise. N’hésitez pas à nous contacter pour plus de détails.
