Politique de confidentialité

PRÉAMBULE

L’entreprise VEZ RH Inc. s’engage envers la protection des renseignements personnels de ses clients. Elle accorde une grande importance à protéger les données et les informations confidentielles de ses clients conformément aux lois et réglementations applicables, ainsi que de prévenir tout accès non autorisé, divulgation ou utilisation abusive de ces informations.

Cette politique de confidentialité des données et protection des informations confidentielles décrit comment VEZ RH Inc. collecte, utilise, conserve, détruit et protège les informations personnelles qu’elle reçoit dans le cadre de ses services de consultation en ressources humaines.

OBJECTIFS

Informer ses clients des types de renseignements personnels qui sont recueillis et l’usage de ses données
Informer ses clients de la façon dont VEZ RH Inc. collecte, utilise, conserve, détruit et protège les renseignements personnels

DEFINITIONS

INFORMATIONS CONFIDENTIELLES :

INFORMATIONS PERSONNELLES IDENTIFIABLES :
Cela peut inclure des informations telles que le nom, l’adresse, date de naissance, le numéro de sécurité sociale, les informations médicales, les informations financières, le salaire, etc. Ces informations sont strictement confidentielles. Sauf exception, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

INFORMATIONS PERSONNELLES TECHNIQUE :
Cela peut inclure une adresse IP, les paramètres d’un navigateur web et l’identifiant unique d’un appareil, à condition que ces données permettent l’identification en tant qu’individu.

SECRETS COMMERCIAUX :
Cela peut inclure les informations sensibles sur les produits, les processus de fabrication, les méthodes de recherche et développement, les stratégies commerciales et marketing, etc.

PERSONNEL AUTORISÉ :
Les employé(e)s, les entrepreneur(e)s, les consultant(e)s, les fournisseur(se)s ou toute autre personne ayant accès aux informations confidentielles dans le cadre de leurs fonctions ou d’accords contractuels avec l’entreprise.

BRIS DE CONFIDENTIALITÉ :
Un bris de confidentialité se produit lorsqu’il y a une violation de la sécurité ou une divulgation non autorisée d’informations confidentielles, telles que des informations personnelles identifiables, des secrets commerciaux ou autre. On entend par « INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ » :

L’accès non autorisé à un renseignement personnel;
L’utilisation non autorisée par la Loi d’un renseignement personnel;
La communication non autorisée par la Loi d’un renseignement personnel;
La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

COLLECTE DES INFORMATIONS PERSONNELLES

VEZ RH inc. collecte les informations personnelles de diverses manières, y compris, mais sans s’y limiter, lorsque le client:

Contacte VEZ RH Inc. pour des services de consultation
Soumet un formulaire de demande de consultation
Participe à des sondages
Donne des informations pour bien exécuter le mandat.
Donne accès à certains fichiers de l’entreprise pour bien exécuter le mandat
Etc.

UTILISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

VEZ RH Inc. utilise les informations personnelles principalement aux fins suivantes, mais sans s’y limiter :

Fournir et améliorer les services de consultation
Communiquer avec son client au sujet des services
Personnaliser l’expérience avec les services

Répondre aux demandes et fournir un support au client
Respecter les obligations légales et réglementaires

PARTAGE DES INFORMATIONS PERSONNELLES

VEZ RH inc partage les informations personnelles avec des tiers que dans les circonstances suivantes :

Avec le consentement explicite du client
Pour se conformer à des obligations légales ou réglementaires
Pour protéger ses droits, sa propriété ou sa sécurité
Avec des fournisseurs de services tiers de confiance qui nous aident à fournir nos services et dont les données sont essentielles pour exécuter leur service, sous réserve de leur engagement à protéger la confidentialité des informations

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Les détails des mandats et ses renseignements personnels seront conservés pour une durée minimale de cinq (5) ans dans nos serveurs.

Aucun dossier physique ou papier est conservé.
L’accès aux bureaux est barré.
Les codes des ordinateurs sont verrouillés avec méthodes d’authentification forte (mots de passe complexes)
Les serveurs Microsoft sont munis d’authentification multifactorielle.
L’accessibilité aux données sont limités aux personnes exécutant un mandat spécifique sur le serveur.
L’Implémentation de procédures de sauvegarde régulières sont mis en place pour garantir la récupération des données en cas de perte.
Des systèmes de surveillance par les technologies de l’information sont mis en place pour détecter les accès et les activités non autorisés.
Des mesures correctives sont mises en place pour remédier aux non-conformités identifiées.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires après la durée de conservation stipulée plus haut, ceux-ci sont détruits, supprimés ou rendus anonymes, et ce, de manière sécuritaire et conformément aux lois applicables.

SÉCURITÉ DES INFORMATIONS PERSONNELLES

VEZ RH Inc. prend les mesures de sécurité appropriées pour protéger les informations personnelles contre l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés. Toutefois, veuillez noter qu’aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est totalement sécurisée.

MESURES PRIVILÉGIÉES PRISES

Utilisation des serveurs de nos clients pour stocker l’information confidentielle
Utilisation de code pour les fichiers qui comprennent un grand nombre de renseignement confidentiels
Utilisation de code sur les fichiers confidentiel lors de la transmission courriel
La restriction de l’accès physique à nos bureaux
La restriction de l’accès à vos renseignements personnels aux seuls employés ou fournisseurs de services qui en ont besoin pour remplir leurs tâches
La double validation – mécanismes d’authentification multifacteurs,
La signature de la politique interne concernant la confidentialité des données pour tous les employés et consultants travaillant pour VEZ RH inc.
Tous les employés de VEZ RH inc. sont assujettis au code de déontologique de leur profession CRHA ou CRIA

SIGNALEMENT ET TRAITEMENT DES PLAINTES

En cas de bris de renseignements personnels, veuillez contacter directement notre responsable du traitement des plaintes, Valérie P-Deroy, à l’adresse e-mail suivante : [email protected]

RÉVISION DE LA POLITIQUE

VEZ RH Inc. s’engage à effectuer une révision annuelle de cette politique, soit l’évaluation de tout cas de bris de confidentialité afin d’augmenter les mesures au besoin et la validation si la politique est toujours conforme aux nouvelles législations en vigueur.